Jau pēc 2 gadiem Latvijā e-rēķini darījumos starp komersantiem un iestādēm būs obligāti, tādējādi dokumentu aprite notiks ērtāk, ātrāk un drošāk. Tas ir vēl viens no soļiem, kas apliecina, ka grāmatvedība kļūst arvien digitālāka. Bet no kura gala šai tēmai ķerties klāt?
Kādi ieguvumi?
No digitalizācijas būs jūtama virkne ieguvumu, bet viens no lielākajiem – tās ir rūpes par zaļāku dzīvi, samazinot resursu (papīra) patēriņu un izmantojot progresīvus risinājumus.
Vienlaikus tas ir veids, kā grāmatvežu ikdienas darbs kļūst vienkāršāks un ātrāks – nebūs jātērē enerģija dokumentu drukāšanai, glabāšanai, viss notiks datorā, ar pāris klikšķu palīdzību e-rēķins ceļos no viena punkta uz otru. Par normatīviem, kas nosaka dokumentu elektronisko apriti, atbildīgs ir Valsts ieņēmumu dienests.
Ko tas nozīmē?
Var rasties jautājums, kas tad īsti ir digitalizācija. Vienkāršākais skaidrojums ir, ka digitalizētie dokumenti ir papīra formas dokumentu, kas tiek pārnesti elektroniskā formātā. Par elektroniskiem dokumentiem tiek uzskatīti jebkuri elektroniski radīti, nosūtīti, uzglabāti vai saņemti dati. Tos var izmantot kādas darbības veikšanai, tiesību īstenošanai un aizsardzībai.
Mūsu valstī nav definētas konkrētas digitalizācijas prasības, līdz ar to katra uzņēmuma vadība vai grāmatvedība var izlemt, kā digitalizēt grāmatvedības dokumentus. Jāatceras gan, ka pirms tiek uzsākta digitalizēšana, vadītājam ir jāapstiprina grāmatvedības organizācijas dokumenti, definējot, kā notiks digitalizēšana, kur tiks glabāti elektroniskie dokumenti un kurš par tiem uzņemsies atbildību.
Viens no aktuālajiem jautājumiem par šo tēmu ir, vai digitalizēts papīra dokuments ir uzskatāms par oriģinālā dokumenta kopiju. Eksperti skaidro, ka to nevar uzskatīt par juridisku atvasinājumu, kopiju vai dublikātu, jo nav veikti procesi, kas raksturīgi atvasinājumiem vai dublikātiem.
Ar ko sākt?
Lielākoties dokumentu digitalizāciju uzņemas grāmatvedis sadarbībā ar vadītāju. Visērtākais risinājums ir ārpakalpojumu grāmatveža piesaiste, kas nozīmē, ka pieredzējuši eksperti sakārtos visus šos procesus, ievadīs dokumentus grāmatvedības programmās, tādējādi vadītājam par to nebūs lieki jālauza galva.Corsax grāmatvedības pakalpojumi ir vieni no pieprasītākajiem tirgū, pateicoties ilgstošajai pieredzei un augstajai darba kvalitātei. Ja nepieciešams atbalsts dokumentu digitalizēšanā, nodokļu konsultācijas vai citu grāmatvedības darbu veikšana, sazinieties! Corsax komanda ir gatava jaunām sadarbībām un digitalizācijai.